Démocratiser la collecte de données et favoriser la collaboration grâce aux formulaires intégrés dans votre data marketplace

Créer une culture axée sur les données signifie faire de la pédagogie et mobiliser l’ensemble de votre communauté. En offrant un espace central destiné au partage de données en libre-service à travers l’écosystème, les data product marketplaces permettent d’augmenter la collaboration, la consommation et la valeur. Elles peuvent également élargir la gamme de données disponibles, en collectant de nouveaux types grâce à des formulaires intégrés.

Même si les actifs data sont souvent créés par les producteurs de données au sein de l’entreprise, il est essentiel d’en démocratiser la création pour permettre à toutes les parties prenantes et aux utilisateurs de contribuer de manière fluide à la marketplace. Le formulaire de collecte des données constitue un bon moyen d’atteindre cet objectif : en effet, les consommateurs de données peuvent ainsi transmettre facilement des informations, lesquelles peuvent ensuite être ajoutées à la marketplace, visualisées et partagées. Non seulement ce processus permet d’augmenter la richesse et la variété des actifs data disponibles, mais il favorise également les échanges et l’appropriation de la marketplace par les parties prenantes. L’entreprise dans son ensemble peut ainsi lancer des initiatives de collecte et de partage des données en un seul endroit. Comme nous le verrons plus loin dans cet article, la nouvelle fonctionnalité de création de formulaires d’Opendatasoft accompagne cette collaboration et cette démocratisation.

De nombreux data products et actifs data sont générés par des systèmes d’entreprise, des capteurs d’objets connectés, ou sont fournis par des partenaires. Cependant, l’écosystème de données peut être beaucoup plus riche que cela : les organisations s’efforcent désormais de recueillir des informations directement auprès de ses équipes et parties prenantes. Il peut s’agir du personnel sur le terrain, des collaborateurs qui remplissent des enquêtes ou des utilisateurs qui mettent à jour des listes d’événements ou de réunions.

Généralement, ces données étaient soit recueillies au moyen de formulaires papier, soit numérisées, par le biais de solutions distinctes qui n’étaient pas directement intégrées aux data marketplaces centralisées en libre-service. Leur ajout sur la marketplace nécessitait des étapes supplémentaires, ce qui ralentissait leur disponibilité et menait potentiellement à la formation de silos de données.

Pour démocratiser la collecte de données, les utilisateurs et les équipes doivent pouvoir facilement ajouter des informations directement sur la data marketplace afin qu’elles puissent être visualisées et partagées rapidement. En intégrant des formulaires numériques directement à votre data marketplace, non seulement vous élargissez les types et la gamme de données que vous collectez, mais vous renforcez également les échanges et créez une communauté de données collaborative sur l’ensemble de votre écosystème.

La nouvelle fonctionnalité de création de formulaires d’Opendatasoft facilite la collecte fluide d’informations tout en garantissant une gouvernance de données solide et conforme aux politiques de votre entreprise. Les formulaires, qui sont créés dans le back office de la data marketplace, ne nécessitent aucune compétence technique ou en programmation. Ils sont ensuite partagés par le biais de liens ou de QR codes. Il suffit aux utilisateurs de remplir le formulaire sur leur ordinateur ou leur appareil mobile. Les informations sont ensuite téléchargées sur la data marketplace, vérifiées, puis mises à disposition à la fois sous forme de données brutes et dans des visualisations de données telles que des graphiques et des tableaux de bord. Elles peuvent être ajoutées à des ensembles de données existants ou utilisées pour en créer de nouveaux.

La collecte de données par le biais de formulaires s’applique à un large éventail de cas d’utilisation, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation. En voici quelques exemples :

Numérisation de la collecte de données

Plutôt que de recueillir des informations sur papier ou par courriel, puis de les numériser manuellement, l’utilisation d’un formulaire permet aux organisations de demander et de recevoir des informations rapidement et de manière transparente, de la part des parties prenantes comme des équipes. Par exemple : l’équipe RSE d’une organisation pourrait demander aux salariés de fournir des informations sur les initiatives écologiques en remplissant un formulaire ; ces données pourraient ensuite être traitées et visualisées sur la data marketplace. Dans le secteur public, une municipalité pourrait créer et publier un annuaire des clubs sportifs locaux, avec des informations fournies par les clubs eux-mêmes au moyen de formulaires.

Établir des liens avec les parties prenantes

Bien qu’il existe plusieurs solutions qui vous permettent d’interroger des groupes de parties prenantes, aucune d’entre elles ne s’intègre automatiquement à votre data marketplace, ce qui nécessite du temps et des ressources supplémentaires pour partager efficacement les données dans toute l’entreprise. Grâce au lancement de sondages via la fonctionnalité de création de formulaires d’Opendatasoft, les organisations peuvent collecter rapidement des données, créer de nouveaux mécanismes de feedback et mettre en place de nouveaux processus de travail. Exemple : le service RH peut lancer une enquête de satisfaction des collaborateurs via un formulaire Opendatasoft, dont les résultats sont partagés sous forme de tableau de bord mis à jour en permanence sur la data marketplace.

En proposant des formulaires aux équipes, en particulier au personnel sur le terrain, les organisations peuvent s’assurer que les données des actifs sont toujours à jour. Les collaborateurs peuvent simplement enregistrer leur appareil et indiquer notamment leur état et leur position exacte par le biais d’un formulaire sur leur appareil mobile. Les informations et les images géolocalisées sont collectées automatiquement et utilisées pour mettre à jour les actifs data stockés sur la marketplace. Par exemple : les techniciens réseaux peuvent marquer et partager l’emplacement des équipements à fibre optique, envoyer des photos à ajouter à l’ensemble de données pour des informations plus détaillées. La simplification et la transparence du processus, ainsi que l’utilisation des fonctionnalités des appareils mobiles, encouragent l’adoption et font gagner du temps aux équipes et à l’entreprise.

Comme pour toute technologie qui favorise une démocratisation des données, les formulaires doivent être simples à utiliser pour encourager les équipes non techniques et les parties prenantes à les utiliser, et faciles à créer et à intégrer dans le processus de travail actuel des administrateurs et du personnel technique. Par conséquent, la fonctionnalité de création de formulaires d’Opendatasoft a les avantages suivants :

Création simple et rapide des formulaires

Il est possible de créer, de modifier, de personnaliser et de partager les formulaires facilement et en quelques minutes seulement. Le processus de création repose sur une interface « glisser-déposer » semblable à l’actuel Opendatasoft Studio. Pour accélérer davantage la création de formulaires, les administrateurs peuvent choisir parmi une gamme de champs courants (tels que le code postal ou la position GPS) ou simplement les personnaliser pour répondre à leurs propres besoins, et s’assurer qu’ils sont configurés pour correspondre à la structure des ensembles de données existants. Les champs peuvent être facilement masqués ou réactivés selon les besoins. Les formulaires sont conçus selon l’identité visuelle et les couleurs de votre marketplace, et peuvent être configurés en version multilingue pour s’adapter à la langue de l’utilisateur, offrant ainsi une expérience transparente et cohérente tout en évitant les formulaires redondants.

Partage facile et adapté à vos niveaux de sécurité

En utilisant la fonctionnalité de création de formulaires, vous pouvez choisir facilement les destinataires et le mode de partage du formulaire. Choisissez les destinataires en fonction des groupes déjà définis dans votre espace de travail sur la data marketplace, conformément à vos politiques de sécurité et d’accès, ou rendez simplement le formulaire accessible publiquement sans inscription supplémentaire. La fonctionnalité de création de formulaires d’Opendatasoft vous permet de le partager de deux manières : soit par une URL qui peut être collée dans des e-mails ou affichée en ligne, soit par un QR code qui le rend facile d’accès sur mobile.

Complétion intuitive pour les utilisateurs

À l’image de l’expérience utilisateur globale de la data marketplace, le processus de remplissage du formulaire est conçu pour être simple et intuitif. Certains champs peuvent être préremplis pour gagner du temps, tandis que les utilisateurs finaux peuvent ajouter leurs informations en un seul clic, extraire des données de leur profil utilisateur ou choisir une réponse à partir des informations issues d’un ensemble de données existant. Le formulaire d’Opendatasoft tire parti des fonctionnalités disponibles sur les appareils mobiles, telles que l’appareil photo, pour prendre et joindre des photos ou des images, ou l’enregistrement de la géolocalisation exacte où les informations ont été ajoutées. Toutes ces fonctionnalités améliorent les taux d’achèvement et accélèrent la publication.

Automatisation et contrôle

Autre atout majeur de la fonctionnalité de création de formulaires d’Opendatasoft : le gain de temps. Les données transmises par les formulaires sont automatiquement vérifiées et ajoutées aux ensembles de données, évitant ainsi la saisie manuelle. Cependant, elle s’accompagne également de solides dispositifs de sécurité et de gouvernance des données pour que les entreprises conservent la maîtrise totale de l’expérience utilisateur. Pour maintenir la qualité des données, les champs peuvent être configurés en fonction du type de données demandées, avec des paramètres ajoutés pour éviter les erreurs de saisie. Les fonctionnalités de modération contrôlent qui peut accéder au formulaire et le modifier, en fonction des règles de gouvernance que vous avez définies.

Pour faciliter la compréhension et la consommation, les données collectées via des formulaires peuvent être visualisées de la même manière que tout autre actif data sur la marketplace d’Opendatasoft. Elles peuvent se présenter sous forme de cartes intuitives, de tableaux de bord en temps réel, de tableaux ou de graphiques. Les données peuvent être téléchargées dans des formats de fichiers courants ou partagées via des API pour maximiser la réutilisation.

La fonctionnalité de création de formulaires d’Opendatasoft offre de nombreux avantages pour votre stratégie de collecte et de consommation de données :

• Elle enrichit votre écosystème de données, vous permettant de créer une gamme de nouveaux types de données issues de votre organisation dans son ensemble et de vos parties prenantes ;
• Elle centralise les données en un seul endroit (la data marketplace) et les rend accessibles à tout le monde, ce qui évite la création de silos de données au sein d’outils d’enquête ou de services spécifiques ;
• Elle améliore l’implication des utilisateurs finaux sur votre marketplace car ces derniers deviennent rapidement des contributeurs de données, ce qui stimule la démocratisation et augmente la participation globale à votre stratégie de données ; 

Tout cela grâce à un processus d’élaboration de formulaires transparent, intuitif et sécurisé, de la création à l’achèvement jusqu’au téléchargement. Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de création de formulaires d’Opendatasoft et ses effets positifs sur la démocratisation des données, prenez contact avec nous dès maintenant.