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Comment embarquer vos collègues dans votre projet open data ?

Data tips

20 avril 2020

Lecture : 8 minutes

Eric

par

Eric

Vous vous lancez dans un projet open data ? Ne restez pas dans votre coin, vous allez avoir besoin d'aide ! Voici quelques conseils qui vous permettront d'identifier les collaborateurs susceptibles de vous aider et de les embarquer dans l'aventure.

Travailler dans le domaine de l’open data peut être une expérience solitaire. Les champions et les spécialistes du domaine travaillent souvent avec peu ou pas de soutien pour métamorphoser des idées en des données ouvertes réelles et accessibles au public. Toutefois, pour qu’un projet open data soit percutant et durable, travailler seul ne constitue pas une solution envisageable. Il est primordial d’embarquer vos collègues dans l’aventure.

Mais si le fait d'inclure divers collaborateurs dans de tels projets présente de nombreux avantages, le nombre de défis à relever pour le faire de manière intelligente est tout aussi, si ce n'est plus, important. Alors qu’une implication réussie peut permettre d’accroître les capacités d'une entreprise, une implication médiocre est susceptible de compromettre les efforts fournis.

Impliquer ses collaborateurs dans ses projets open data nécessite de planifier, de préparer et de s'entraîner. 

Penchons-nous sur quelques pistes qui vous aideront à vous lancer et à associer d'autres personnes à vos projets open data. Je me focalise principalement sur les équipes et les individus de votre entreprise, mais, comme nous le verrons ensemble, les mêmes principes s'appliquent à l'implication d’acteurs publics. En tout état de cause, les conseils qui suivront vous aideront sortir de votre bureau et à passer à l’action !

 

Qui impliquer ? Des groupes communs de parties prenantes

Première étape : connaître son public. Afin de créer une implication importante, il faut commencer par créer un mapping des parties prenantes qui permette d’identifier et de définir les personnes et les groupes clés en lien avec des projets particuliers. Certains, comme la Sunlight Foundation, vont jusqu’à créer des personas d'utilisateurs : un formidable outil issu de l'univers du design, permettant de cibler l'implication d’acteurs spécifiques. N’hésitez pas à recourir à ces outils afin de vous aider à vous lancer dans votre réflexion.

Dans la plupart des organisations, on retrouve presque toujours le même type de parties prenantes internes. Il s'agit d'un mélange entre personnel technique et non technique, et tous ont leur importance. Ces personnes sont généralement réparties en quatre catégories : les dirigeants, les propriétaires des données, les spécialistes du domaine et les fonctions support.

  • Les dirigeants : l'une des premières missions d’un projet open data est de s'assurer du soutien de la direction de l'entreprise. Il s’agit de la maintenir impliquée et active dans le projet afin de garantir sa longévité.

  • Les propriétaires de données : à l'autre extrémité de la chaîne se trouvent les véritables propriétaires des données. Ce sont eux qui gèrent, nettoient et tiennent les données à jour au sein de l'entreprise. Il est essentiel de les avoir à bord pour mener à bien tout projet lié aux données.

  • Les spécialistes du domaine : ces experts, souvent les utilisateurs les plus fréquents des données publiques, ont une connaissance précise de la qualité, de l'utilité et du potentiel d'ensembles de données spécifiques.

  • Les fonctions support : les collaborateurs des départements Budget, Informatique et Ressources Humaines sont des acteurs essentiels. Ils permettent d’identifier les données à travers des silos de données départementaux, de rendre des projets open data opérationnels de et fournir les ressources nécessaires à la réussite des projets.

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Comment impliquer ? Les principes directeurs

Parallèlement aux parties prenantes mentionnées plus haut, vous serez certainement en contact avec d’autres types de profils. Déterminer comment les objectifs de votre projet coïncident avec les besoins des différentes équipes peut vous aider à concentrer vos efforts aux bons endroits. 

Gardez à l’esprit quelques principes simples qui pourront vous aider à vous concentrer sur votre travail et à vous assurer que vous ne gaspillez pas votre énergie dans des profils dont l’implication restera au stade embryonnaire. Voici les trois principes que j'utilise pour me guider dans mon travail :

  • Impliquer dès le départ et continuer les efforts

  • Ajuster le tir au fur et à mesure

  • Avoir une stratégie à long terme

Impliquer dès le départ et continuer les efforts

N'attendez pas que votre projet soit à mi-parcours pour commencer à impliquer vos collègues. Lorsque vous vous vous lancez, optez pour une démarche proactive afin d'impliquer divers profils issus des quatre groupes susmentionnés dans la recherche d'idées, dans la détermination des objectifs du projet et dans l'exploration de données potentiellement pertinentes. Le fait de faire appel à des personnes dès le début du projet permet de dissiper toute crainte ou malentendu et de poser les bases d'une confiance à long terme qui aidera le projet à traverser n'importe quelle période difficile.

En outre, le fait d'impliquer très tôt diverses parties prenantes vous permet souvent d'identifier des partenaires intéressants, lesquels peuvent être des alliés dans votre travail sur l’open data à mesure que vous avancez. Ces derniers peuvent fournir un retour d'informations crucial, vous aider à documenter les succès et les défis et asseoir la crédibilité de votre travail en matière de partage de données. Trouver des individus, des équipes et des départements faisant preuve d’enthousiasme à l'idée de s'impliquer dans le travail sur l'open data permet d'obtenir des victoires rapides et d’élargir le soutien aux données ouvertes sur le long terme.  

 

Ajuster le tir au fur et à mesure

Il est peu probable que vous obteniez toutes les implications du premier coup et c'est normal. La situation n'est pas gravée dans le marbre - soyez prêts à adapter à la fois votre projet et vos stratégies afin de répondre aux nouvelles conditions.

Solliciter de manière proactive des retours de la part de vos partenaires vous aidera à apprendre au fur et à mesure et vous fournit des informations clés afin de cibler vos futures stratégies d'implication. L'implication est un processus collaboratif et faire preuve de flexibilité à l’égard des besoins de vos partenaires rendra vos projets plus résistants sur le long terme.

Ajuster le tir signifie également essayer différentes méthodes afin d’impliquer les parties prenantes au fil du temps. Essayez de travailler avec des départements individuels, de mettre en place des équipes pluridisciplinaires et de trouver le temps de rencontrer et de travailler avec des personnes motivées, quelle que soit leur position dans l'entreprise. Tester différentes méthodes d'implication permet de développer une conscience organisationnelle ainsi qu’attirer de nouveaux collaborateurs.

 

Avoir une stratégie à long terme

L'implication est un processus de longue haleine et il est essentiel de le traiter comme tel afin de planifier une stratégie durable. Établir des relations avec des personnes et des départements qui ne vous sont pas familiers, sur un nouveau sujet tel que l’open data, requiert du temps et une implication sans cesse renouvelée. 

Pour aider à maintenir le cap sur le long terme, créez des structures permettant de construire des implications répétées avec les collaborateurs de votre entreprise. Si vous ne disposez pas d'un groupe de gouvernance des données, pensez à en créer un afin de recueillir les réactions des personnes clés de votre entreprise et définir des stratégies à longue échéance. 

Planifiez des événements axés sur les données, tels que des ateliers de développement des compétences ou des réunions-déjeuners, et apprenez à donner de l’importance à la place occupée par les personnes chargées des données au sein de l'entreprise. Veillez à vous arrêter régulièrement afin de réfléchir et de mettre en avant vos succès. Cela vous permettra de rester concentrés sur les éléments qui revêtent de l’importance dans le cadre de vos projets open data.

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Au fur et à mesure que vous intégrerez l'implication dans votre pratique, vous obtiendrez des indications indispensables à propos des éléments qui fonctionnent au sein de votre entreprise. Garder ces principes à l'esprit et continuer à explorer les ressources disponibles vous permettra de mettre en place les conditions d'un succès sur le long terme. Se lever de son bureau afin d'impliquer ses collègues est une tâche difficile mais qui en vaut largement la peine !

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