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Portails de données internes

La mise en place d'un portail de données interne est cruciale pour centraliser, sécuriser et démocratiser l'accès aux données. Elle constitue la pierre angulaire d'une transformation vers une véritable culture data-centric. Découvrez comment dans cet article.

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Alors que 9 décideurs sur 10 reconnaissent l’importance des données dans la transformation digitale en 2024 – selon notre dernier observatoire des données réalisé avec Odoxa – moins de 4 sur 10 pensent que la démocratisation des données est une réalité au sein de leur organisation. Dans 63% des cas, les collaborateurs ont un accès limité ou inexistant à la data.  

Ces chiffres révèlent une contradiction majeure : bien que l’importance des données soit reconnue, les structures nécessaires pour leur utilisation optimale font cruellement défaut. Notre étude le révèle : seulement 8 % des organisations utilisent un portail de données. L’artisanat du partage et de l’accès (Excel, échanges informels par mail, etc.) serait-il la raison d’un tel écart entre volonté et concrétisation ? 

La mise en place d’un portail de données interne est cruciale pour centraliser, sécuriser et démocratiser l’accès aux données. Elle constitue la pierre angulaire d’une transformation vers une véritable culture data-centric. Découvrez comment dans cet article.

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Un portail de données interne, parfois appelé data marketplace, catalogue de données, intranet des données, ou espace de données privé est une plateforme web qui centralise et donne accès aux actifs de données provenant de multiples sources d’une organisation dans un répertoire unifié. Accessible à tous les membres de l’organisation, tout en permettant une gestion fine des droits d’accès pour garantir la sécurité et la confidentialité des données, ce système facilite la découverte, l’accès et l’utilisation des données par tous les collaborateurs, peu importe leur département (Marketing, RH, Logistique, etc.). 

Ses objectifs principaux sont divers :

  • Permettre un accès simple et direct à toutes les données pertinentes de l’organisation afin d’en tirer le maximum de valeur.
  • Encourager la réutilisation des données dans toutes les strates de l’organisation et plus seulement par les spécialistes des données.
  • Offrir des outils de recherche et de visualisation intuitifs pour une meilleure compréhension et prise de décision.
  • Assurer plus simplement la sécurité et la gouvernance des données, en respectant les politiques de confidentialité et la réglementation en vigueur.
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Amélioration de la productivité

L’intégration d’un portail de données interne optimise considérablement la productivité en centralisant l’accès aux informations. Cela simplifie la découverte et la réutilisation des données, réduisant ainsi le temps nécessaire pour trouver et préparer les informations pertinentes. Les données étant fiables et disponibles pour tous les métiers, les équipes peuvent réagir plus rapidement aux demandes et aux opportunités, augmentant de fait l’efficacité opérationnelle et minimisant les délais. 

Accélération de la prise de décision

Un portail interne enrichit le processus décisionnel en rendant les données facilement accessibles et compréhensibles à travers des visualisations et des tableaux de bord dynamiques. Cette accessibilité permet aux décideurs de mieux comprendre les tendances et les performances en temps réel, ce qui est crucial pour une réponse rapide aux évolutions du marché et pour encourager l’innovation au sein de l’organisation. 

Démonstration des performances en interne et suivi stratégique

Un portail de données permet de suivre les performances internes à travers des indicateurs clés et des rapports détaillés. Cela aide les dirigeants à surveiller les progrès, à identifier les domaines nécessitant des améliorations et à prendre des décisions stratégiques basées sur des données fiables  et actualisées. 

Stimulation  de l’innovation et du développement de nouveaux services

En facilitant l’accès aux données et en encourageant leur réutilisation, un portail interne stimule l’innovation au sein de l’organisation. Les employés peuvent exploiter les données existantes pour développer de nouveaux services, améliorer les produits actuels et proposer des solutions innovantes. Cette approche peut également créer de nouvelles sources de revenus. Par exemple, Birdz by Veolia transforme ses données IoT en insights à haute valeur ajoutée grâce à une offre commerciale “Dashboards as a Service”.

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Un portail de données interne bien conçu offre une gamme complète de fonctionnalités, tant pour les utilisateurs finaux que pour les administrateurs, afin de garantir une utilisation efficace et sécurisée des données. En voici une liste non-exhaustive. 

Pour les utilisateurs 

  • Navigation et recherche avancées : L’intégration de l’intelligence artificielle dans les systèmes de recherche permet de filtrer et de trouver des données pertinentes rapidement. Cela aide les utilisateurs à localiser les informations nécessaires sans perdre de temps à parcourir des bases de données volumineuses.
  • Multilinguisme : Dans un environnement global, il est crucial que les données soient accessibles dans plusieurs langues. Cette fonctionnalité assure que les équipes internationales peuvent utiliser le portail sans barrières linguistiques, facilitant ainsi la collaboration mondiale.
  • Catalogue complet de tous les actifs : Un portail interne doit centraliser tous les types d’actifs de données, y compris les ensembles de données, les visualisations, et les API. Cela garantit que toutes les ressources nécessaires sont disponibles à partir d’un point d’accès unique, simplifiant l’accès et la gestion des données.
  • Facilité de réutilisation et de partage : Il doit être possible de télécharger des données ou de se connecter via des API dans divers formats tels que CSV, XLS, ou JSON. Cela permet une réutilisation facile des données dans différents outils et applications, augmentant ainsi leur valeur et leur impact.
  • Visualisations interactives : La transformation des données brutes en graphiques compréhensibles à l’aide d’outils de visualisation interactifs facilite l’analyse et la prise de décision.
  • Alertes et notifications personnalisées : Les alertes et notifications personnalisées concernant les mises à jour ou les ajouts de nouvelles données pertinentes permettent aux utilisateurs de rester informés et réactifs.
  • Connexion simplifiée aux données publiques : La possibilité de croiser les données internes avec des données publiques – comme avec le Data Hub d’Opendatasoft – permet de découvrir de nouvelles perspectives et de créer toujours plus de valeur. 

Pour les administrateurs

  • Gestion fine des accès : Il est crucial de garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données sensibles. La gestion fine des accès permet de contrôler qui peut voir, modifier ou partager des données, assurant ainsi la sécurité et la confidentialité des informations.
  • Intégration avec le SI existant : Pour une synchronisation fluide, le portail doit s’intégrer avec les systèmes d’information existants de l’organisation, tels que les ERP, CRM, et autres outils de gestion de données. Cela crée un flux de travail unifié et réduit les silos de données.
  • Analyse d’usage (data lineage) : Cette fonctionnalité, présente chez Opendatasoft, fournit des insights détaillés sur l’utilisation des données au sein de l’organisation. Elle permet aux administrateurs de voir comment les données sont utilisées, de repérer les tendances d’utilisation, et d’identifier les opportunités d’amélioration du système.
  • Gestion des métadonnées : Pour que les données soient facilement découvrables et compréhensibles, il est essentiel de les accompagner de métadonnées détaillées. Cela inclut des descriptions, des mots-clés et des informations sur la source et la qualité des données, facilitant ainsi leur recherche et utilisation.
  • Automatisation des flux de données : Les administrateurs peuvent configurer des workflows automatisés pour l’acquisition, le traitement et la distribution des données, réduisant ainsi les tâches manuelles et les risques d’erreurs.
  • Sécurité et conformité : Les administrateurs doivent pouvoir garantir que le portail respecte toutes les normes de sécurité et de conformité pertinentes, telles que le GDPR, en mettant en place des contrôles d’accès, des audits réguliers et des protocoles de sécurité robustes.

En mettant en œuvre ces fonctionnalités, un portail interne de données devient un outil puissant et intuitif qui non seulement facilite l’accès et l’utilisation des données, mais qui améliore aussi la productivité, la prise de décision, et l’innovation au sein de l’organisation. Vous souhaitez en savoir davantage sur le sujet ? Téléchargez notre ebook dédié.

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Étude de cas : ICF Habitat 

ICF Habitat, gestionnaire de 95 000 logements en France, a mis en place un portail de données interne pour centraliser toutes ses informations immobilières. Ce portail fournit aux employés des outils analytiques avancés et des tableaux de bord intuitifs, facilitant une gestion plus stratégique et réactive des propriétés. Grâce à ce système, ICF Habitat a significativement amélioré son efficacité opérationnelle, réduisant les coûts liés à la gestion des données et optimisant les services offerts aux locataires. Les données centralisées permettent une vue d’ensemble plus claire et précise des performances énergétiques et des besoins en maintenance, contribuant ainsi à une prise de décision plus informée et rapide. 

Étude de cas : Caisse des dépôts

La Caisse des Dépôts, institution publique dédiée au développement économique, a déployé son portail de données interne « Data en partage » pour améliorer la gestion et la diffusion des informations financières et économiques. Accessible à 6 000 collaborateurs, ce portail centralise divers datasets couvrant des domaines tels que le logement social, les programmes d’investissement, le CPF, et la retraite, facilitant ainsi les analyses complexes et réduisant le temps de préparation des données. Depuis son lancement, le portail a enrichi les données disponibles, avec plus de 2,2 millions d’enregistrements et 4,3 millions d’appels APIs en 12 mois, témoignant de son impact sur l’efficacité opérationnelle. 

Étude de cas : Ministère de l’Économie et des Finances 

Lancé en 2019, le portail  du Ministère de l’Économie et des Finances centralise plus de 430 datasets sur des sujets variés comme les données budgétaires et les résultats du commerce extérieur. Ce portail, développé avec Opendatasoft, répond aux exigences de la loi pour une République numérique et propose des services innovants tels que Rappel Conso et Signal Conso. Ces outils facilitent l’accès et l’analyse des données pour divers utilisateurs, générant 15 millions d’appels APIs par mois auprès de 20 000 utilisateurs réguliers.

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La mise en place d’un portail de données interne transforme non seulement la gestion des données, mais elle propulse votre organisation vers une efficacité et une innovation accrues. Adopter un portail de données interne avec Opendatasoft transforme votre organisation, améliorant l’efficacité et l’innovation. La diffusion d’une culture data au sein de l’organisation – par la sensibilisation et la formation des collaborateurs – est évidemment indispensable pour maximiser les avantages de ce portail. Accompagner les métiers sur des cas d’usage concrets et démontrer les avantages tangibles de l’exploitation des données permet de créer un environnement propice à l’innovation et à l’efficacité. 

Pour rester pertinent et utile, un portail de données interne doit être régulièrement mis à jour et amélioré. Cela inclut l’ajout de nouvelles données, l’amélioration des fonctionnalités, et l’intégration de nouvelles technologies. L’automatisation des mises à jour des datasets assure des informations toujours actuelles et fiables. 

Opendatasoft propose une solution intuitive et complète pour utilisateurs et administrateurs, facilitant la transition vers une culture data-driven. Nos équipes vous accompagnent à chaque étape de votre transformation numérique, rendant vos données toujours à jour et fiables. Découvrez comment nous pouvons vous aider à valoriser vos données.

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