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Comment organiser un hackathon dans le contexte actuel ?

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24 juin 2020

Reading time: 4 min

Agata

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Agata

Comment organiser un hackathon réussi (en ligne ou hors ligne) ? Pour le savoir, lisez nos entretiens avec Hippolyte Prost, organisateur du HEC Hack Covid-19, ainsi qu'avec Nevena Raczko et Céline Geissmann, organisatrices du Microsoft Hack4Ideas !

Depuis leur apparition en 1999, les hackathons se sont émancipés de la sphère des réunions entre développeurs. Ils se sont invités dans des évènements corporatifs et civiques, où les thèmes sont toujours plus variés et les participants plus nombreux. Transposés “en ligne” pendant le confinement, les hackathons sont désormais plus inclusifs et accessibles que jamais.


Mais qui tire les ficelles de ces fantastiques événements et quels sont les secrets pour organiser un hackathon réussi ? Nous avons interrogé Hippolyte, Nevena et Céline, trois organisateurs qui partagent leur expérience au sujet de la mise en œuvre de hackathons en ligne et hors ligne.

 


Réunion virtuelle, impact réel : Hack Covid-19
 
 
Hack Covid-19

 

1 500 participants, 150 tuteurs, 104 projets : comment organiser un évènement d'une telle envergure pendant le confinement ? Pour répondre à cette question, j'ai contacté Hippolyte Prost, responsable des partenariats pour Hack Covid-19, un hackathon en ligne organisé en avril dernier par dix étudiants issus des trois plus prestigieuses écoles françaises : HEC, Polytechnique et Sciences Po.


Comment avez-vous contacté les sponsors, les tuteurs et les participants dans ces circonstances extraordinaires ?

« Chaque membre de l'équipe a contacté autant d'experts que possible au sein de son réseau professionnel, académique et personnel. Nous avons commencé par chercher des sponsors, et avons réussi à recueillir 13 000 € en moins de trois semaines. Puis, nous avons demandé aux tuteurs de remplir un questionnaire et sélectionné les membres du jury parmi eux. Enfin, nous avons fait énormément de publicité sur LinkedIn et les groupes Facebook. Nos universités et la Direction Interministérielle de la Transformation Publique nous ont également donné un coup de main en partageant l'événement dans leurs newsletters. »


Et vous avez réussi à attirer 1 500 participants ! Quels outils avez-vous utilisés pour rassembler autant de personnes en ligne ?

« Slack a été notre principal canal de communication, mais nous avons aussi utilisé Zoom pour mener les réunions entre les organisateurs et les membres du jury. Les équipes avaient accès à BeMyApp, une plateforme de hackathon personnalisable qui permet d'organiser des appels téléphoniques avec les tuteurs, d'accéder aux documents de référence et d'importer les projets finaux. L'un de nos partenaires, Start the F* Up, a également mis à disposition une liste d'outils no-code sur lesquels les participants pouvaient s'appuyer pour développer leurs prototypes. »


Qu'est-ce qui a été le plus difficile en tant qu'organisateur ? Et le plus facile ?

« Les 5 ou 6 premières heures du hackathon ont été très intenses, car les participants avaient beaucoup de questions. Tous les organisateurs se sont relayés pour être disponibles 24 h/24. Au total, je n'ai dû dormir que dix heures sur tout le week-end ! Une fois que les équipes ont été formées et ont commencé à développer leurs solutions, tout s'est déroulé comme sur des roulettes. La principale difficulté était de livrer les résultats finaux à l'heure, car les membres du jury ne disposaient que d'un laps de temps très court pour se réunir et discuter des projets. »


Seriez-vous prêt à organiser d'autres hackathons ?

« Sans hésitation ! J'ai travaillé avec des gens formidables que je n'aurais pas eu l'occasion de rencontrer autrement et j'ai découvert de nombreux outils no-code qui pourraient m'aider à monter facilement ma propre entreprise un jour. »



Le premier en son genre : Hack4Ideas
 
 
Hack4Ideas

 

À présent, passons en territoire inconnu avec un hackathon entièrement no-code : un hackathon politique ! C'est le concept de Hack4Ideas, un concours organisé par le Centre Microsoft de Bruxelles en novembre 2019. Il a compté sur la participation de 30 étudiants triés sur le volet, issus du Collège d'Europe, de l'Université d'Europe Centrale et de Sciences Po (oui, encore !). J'ai rencontré (virtuellement) les responsables du projet, Nevena Raczko et Céline Geissmann, pour comprendre les origines de cet évènement peu conventionnel.


Comment est née l'idée d'un hackathon politique ?

« Elle a surgi au cours d'une séance de brainstorming », se rappelle Céline, responsable des Affaires gouvernementales chez Microsoft France. « Nous nous sommes inspirés d'un hackathon qui avait été organisé à l'Université de Harvard et l'avons adapté à notre environnement corporatif. Nous voulions faire participer des étudiants tout en abordant des questions qui nous intéressaient, et c'est pourquoi nous avons choisi le thème « 5 idées pour 5 ans » de Microsoft. Les élections de la Commission Européenne approchaient, et c'était donc un excellent moment de discuter de l'avenir des politiques numériques européennes. »


Hack4Ideas était également un évènement à part, car les équipes n'avaient que 12 heures pour travailler ensemble, puis devaient présenter leurs idées face au public, pas seulement au jury. Comment avez-vous géré cette difficulté ?

« Nous avons organisé une formation d'un mois, au cours de laquelle les participants pouvaient rencontrer virtuellement leurs coéquipiers, discuter avec leurs tuteurs et assister à des webinaires sur Microsoft Teams », explique Nevena, coordinatrice des Affaires gouvernementales chez Microsoft Bruxelles. « Puis, le Jour J, les participants se sont enfin rencontrés en personne et ont pu travailler en équipe, accompagnés d'un groupe de facilitateurs. Le soir, nous avons accueilli les invités, les membres du jury et le public pour les présentations. Nous avons également permis au public de voter sur Mentimeter pour attribuer un « Prix du public » en plus des trois récompenses remises par le jury. »


La journée a dû être riche en émotions pour les participants. Comment l'avez-vous vécue en tant qu'organisatrices ?

« C'était très intense, reconnaît Nevena. Nous sommes arrivés quelques heures avant le début de l'événement pour vérifier que tout était bien en place. Nous étions présents toute la journée pour aider les participants et coordonner les aspects techniques. Il y avait beaucoup de travail « en coulisse », en particulier pour l'évènement public. Par exemple, on a souvent tendance à sous-estimer l'importance des visuels. Pourtant, il est indispensable d'avoir un responsable chargé d'assurer le bon fonctionnement des diapositives lors des présentations. Pareil pour la lumière, le son et les votes. Nous devions également être prêts à accueillir des invités prestigieux, comme Lora Borissova, Chef de cabinet de Mariya Gabriel, qui était à l'époque Commissaire européenne à l'Économie et à la Société numériques ».


Quels conseils donneriez-vous à quiconque organise un hackathon ?

« Prévoir l'imprévu », répond Céline du tac-au-tac. « Garder un objectif clair à l'esprit », ajoute Nevena. En fin de compte, les hackathons ont pour but d'obtenir des résultats positifs, donc si vous ne définissez pas vos objectifs à l'avance, vous ne pourrez pas réussir votre évènement. »

Que vous organisiez un hackathon en ligne ou que vous attendiez avec impatience le prochain évènement “physique”, n'oubliez pas les trois ingrédients clés pour un hackathon réussi, même dans les circonstances les plus extrêmes : un objectif clair, une équipe motivée et des partenaires impliqués.

 

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