Comment les workflows reconnectent équipes métiers et data sur une data marketplace pour accélérer la création de valeur

Sans ces circuits, les interactions restent informelles : sollicitations par mail, validations floues, délais imprévisibles. Les équipes data croulent sous les urgences, les métiers avancent sans visibilité, la gouvernance se fragilise.

Les workflows changent cette dynamique. Ils centralisent les échanges, documentent chaque étape, donnent aux utilisateurs les moyens d’agir dans un cadre maîtrisé. Résultat : moins de frictions, plus de réutilisation, une plateforme qui vit — parce qu’elle connecte les acteurs, pas seulement les données.

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Un workflow désigne un enchaînement d’étapes structurées qui encadrent un processus métier : demande, validation, notification, archivage. Il définit qui fait quoi, à quel moment, selon quelles règles. Chaque acteur connaît son périmètre d’action, chaque décision est tracée. Sur une data marketplace, il permet d’organiser les interactions autour des données sans dépendre de circuits parallèles ou informels.

Pourquoi l’intégrer directement à la data marketplace

Dès qu’un workflow passe par des outils extérieurs — mails, formulaires intranet, etc. — les échanges se fragmentent. Le contexte s’efface, les délais s’étirent, la gouvernance se dilue. Intégré à la data marketplace, le workflow s’insère là où la donnée est déjà explorée. La demande se fait au bon endroit. L’historique reste visible. Les règles d’accès, les contacts de référence, les métadonnées : tout est là, dans un seul environnement.

Des effets concrets dès le déploiement

Dès les premières semaines, les gains sont visibles. Les demandes sont centralisées, les validations suivies, les délais raccourcis. Fini les relances manuelles et les validations orales oubliées. Chaque action est horodatée, chaque décision documentée. La marketplace cesse d’être une vitrine : elle devient un espace d’usage piloté, un levier d’organisation, un outil vivant qui encourage les utilisateurs métier à y revenir régulièrement.

Focus sur trois workflows clés qui structurent cette dynamique au sein d’une data marketplace.

Les workflows ne sont pas des fonctions annexes : ils donnent corps à la collaboration entre leaders data et utilisateurs métiers. Voici trois circuits clés, intégrés à la data marketplace, qui transforment les usages et installent une dynamique durable entre les équipes data et les équipes métiers.

1. Soumettre un cas d’usage data : transformer un actif siloté en ressource partagée

Une data marketplace ne se limite pas à publier des jeux de données. Elle permet  aussi de valoriser les usages qui en sont faits : un tableau de bord construit à partir d’un dataset métier, une application interne qui réutilise plusieurs sources, une visualisation pertinente partagée en réunion. Ces réalisations, souvent créées dans l’ombre – et pas toujours référencée dans les outils déjà en place –  gagnent à être exposées.

Certaines plateformes de données permettent justement de formaliser ce partage grâce à un workflow dédié à la soumission de cas d’usage. L’utilisateur métier accède à un formulaire intégré où il peut :

• décrire ce qu’il a produit,
  
• associer les jeux de données utilisés,
  
• préciser l’objectif métier et l’impact obtenu.

Un formulaire intégré permet à l’utilisateur de décrire son cas d’usage, de l’associer aux jeux de données utilisés, et de le rendre visible à toute l’organisation une fois soumis et approuvé par un administrateur de la marketplace.

2. Demander l’accès à un actif de données (ou data product) : partager facilement sans déroger à la gouvernance

Certaines données sensibles ne sont accessibles qu’à des profils autorisés. Mais elles doivent rester visibles, avec une procédure claire pour en demander l’accès afin d’éviter les pertes de temps liées aux recherches dans les différents outils ou aux sollicitations chronophages des équipes data. Ce workflow permet aux utilisateurs de formuler leur demande directement depuis la data marketplace, sans rupture de parcours.

Sur la fiche du dataset restreint, un bouton déclenche un formulaire de demande d’accès dans lequel l’utilisateur peut préciser son besoin métier

La demande est automatiquement transmise aux personnes concernées : data owner, DPO, manager, selon les règles internes. Chaque action (validation, refus, demande de précisions) est historisée et notifiée.

Résultat : plus de mails égarés, plus d’accès non tracés. L’utilisateur visualise les données disponibles même sans y accéder immédiatement. Le processus reste fluide pour les métiers, maîtrisé pour la gouvernance, et entièrement pilotable depuis la marketplace.

Depuis la fiche d’un jeu de données, un simple formulaire permet de solliciter un accès : le traitement s’effectue selon les règles internes, sans quitter la plateforme.

3. Collecter les données et recueillir les besoins via formulaire intégré et personnalisable : mobiliser les métiers pour enrichir la data marketplace

Les équipes métiers détiennent une richesse d’informations qui mérite d’être valorisée dans une data marketplace et partagée efficacement avec les équipes data. Grâce à des formulaires intégrés, entièrement personnalisables selon les besoins de l’organisation, il est possible de collecter ces données ou besoins, puis de les soumettre à un processus d’approbation ou de refus. Une fois validées, ces données peuvent être automatiquement transformées en tableaux de bord ou jeux de données accessibles à tous sur la data marketplace. Ce système flexible permet de déployer des workflows adaptés, facilitant ainsi la collaboration entre métiers et équipes data pour enrichir continuellement la plateforme.Les bénéfices des formulaires intégrés pour mettre en place des workflows sur mesure dans la data marketplace :

• Une grande variété de champs pour collecter et transformer les contributions des métiers en données exploitables sur la marketplace 
• Des capacités d’auto-complétion avancées pour faciliter le remplissage de formulaires
• La possibilité d’approuver, de modifier ou de rejeter les contributions avant leur publication éventuelle pour assurer la qualité des données

Sur Opendatasoft, ce type de remontée peut prendre la forme d’une initiative à déclarer : un bouton personnalisé “Ajouter une initiative” ouvre un formulaire intégré, avec des champs simples à compléter. Une fois envoyée, la demande rejoint un tableau de suivi, analysée et priorisée par les équipes data.

Certaines de ces demandes aboutissent à la création d’un nouveau jeu de données ou d’une visualisation dédiée, intégrés ensuite à la marketplace. D’autres servent à ajuster la feuille de route, en identifiant les besoins récurrents ou prioritaires.

Ce fonctionnement crée un lien direct entre les attentes du terrain et les productions de données. Les utilisateurs s’expriment dans un cadre structuré, les équipes pilotent avec visibilité, et la marketplace devient un outil d’alignement plutôt qu’un simple point de dépôt.

Le bouton “Ajouter une initiative” ouvre un formulaire clair pour structurer les besoins métiers et orienter les prochaines actions data.

Mettre en place un workflow sur une data marketplace ne demande ni projet complexe ni délais longs. C’est une action simple, immédiatement activable, qui structure ce qui ne l’était pas : une demande d’accès, un partage de cas d’usage, une expression de besoin. En quelques instants, les échanges s’organisent, les rôles sont définis, les décisions deviennent traçables.

Les effets suivent très vite. Le patrimoine data ne reste plus à l’état latent : il devient actionnable. Les équipes métiers savent où formuler leurs attentes, les équipes data gagnent en lisibilité sur ce qui est attendu, et les échanges cessent de passer par des circuits informels ou dispersés. Résultat : moins de frictions, plus d’usages, une plateforme qui s’enrichit à mesure qu’elle est utilisée.

C’est exactement ce que propose Opendatasoft. Une data marketplace où les workflows ne sont pas des modules annexes, mais des mécanismes natifs, pensés pour fluidifier les interactions, valoriser chaque jeu de données, et créer un terrain commun entre les équipes.

Pour les organisations qui veulent rendre leur patrimoine exploitable, mieux connecter data et métiers, et faire émerger une vraie dynamique collective autour de leurs actifs, les workflows ne sont pas un bonus. Ils sont le point de bascule.