Grand Paris Seine Ouest : les bénéfices d’un portail interne de données pour une meilleure gestion du territoire

Les collectivités territoriales ont déployé de nombreux efforts pour partager leurs données en open data et répondre aux différentes obligations réglementaires. Mais qu’en est-il de l’exploitation des données en interne ? Les territoires proposent-ils des solutions et services basés sur les données aux agents, élus, administrations et partenaires ?

Pour le savoir, nous avons interrogé Isabelle Reynaud, Ingénieure SIG et Open Data au sein de la Direction de l’Information Géographique et de l’Innovation Territoriale de Grand Paris Seine Ouest (GPSO), qui réunit 320 000 citoyens répartis sur 8 communes : Boulogne-Billancourt, Chaville, Issy-les-Moulineaux, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville-d’Avray.

Sa mission est d’administrer la plateforme data de Grand Paris Seine Ouest, de valoriser les données, mais aussi d’accompagner les agents et les villes dans leurs projets data. Isabelle Reynaud partage dans cet article les bonnes pratiques mises en place pour exploiter les données du territoire de Grand Paris Seine Ouest.

Les premières données produites par Grand Paris Seine Ouest ont été ouvertes dès 2015 sur data.gouv.fr. Notre plateforme, développée avec Opendatasoft, a été ouverte en 2019 pour aller plus loin dans notre démarche de valorisation. Nous avons immédiatement fait le choix de créer un domaine principal pour Grand Paris Seine Ouest, et des sous-domaines pour chacune des villes. Cela nous a permis de mutualiser nos ressources et d’instaurer un cadre commun pour nos données.

L’ouverture de notre portail interne de données répondait également au besoin de proposer une plateforme ergonomique au grand public. Mais la nécessité de la mise à disposition et du partage des données en interne s’est tout de suite imposée à nous. Cette pratique fait d’ailleurs partie des processus de publication en open data puisque chaque responsable était chargé de valider son jeu de données avant la mise en ligne.

J’ai pris mon poste à GPSO quelques jours avant le premier confinement. Cette période a bouleversé nos organisations de travail avec la généralisation du télétravail. C’est là que l’on constate vraiment la flexibilité de la plateforme en mode SAAS. Le premier observatoire du territoire à partir de données INSEE a vu le jour et même s’il n’existe plus aujourd’hui dans sa forme initiale, il a permis de démontrer les bénéfices de la valorisation de données sur notre portail.

Nous nous sommes donc organisés pour faciliter l’usage interne. Nous avons mis en place des groupes et des accès différenciés pour chaque agent. Aujourd’hui, 6 directions ont accès à au moins un tableau de bord : la direction de la mobilité, la direction du patrimoine et de l’espace public, la direction du développement économique et durable, les trois directions territoriales, etc. Cela représente 26 groupes métiers et 174 comptes utilisateurs pour nos agents, les agents des villes que nous accompagnons, les élus et nos partenaires extérieurs. Nous avons également créé un code couleur et des thématiques permettant aux agents d’identifier les jeux de données internes et ceux publiés en open data. Ainsi, lorsqu’ils se rendent sur le portail, ils peuvent accéder aux tableaux de bord internes qui les concernent en se connectant avec leurs identifiants.

Avant de créer un tableau de bord, nous nous assurons toujours qu’il y ait des usages associés. L’objectif est toujours d’aider nos agents et élus à améliorer leur prise de décision et leur efficacité au quotidien.

Nos tableaux de bord internes suivent tous le même fil conducteur : le plan climat-air-énergie territorial (PCAET). On compte ainsi 15 tableaux de bord réservés à l’interne :

• Le suivi des indicateurs du Plan Climat (PCAET) : Il est possible de choisir un axe puis d’analyser l’état d’avancement des indicateurs par rapport à une situation de référence et un objectif fixé dans le cadre du plan.
• Le tableau de bord de suivi des aires de jeux : il indique les caractéristiques de chaque aire de jeu. Des images permettent d’identifier rapidement chaque zone du parc. La direction du patrimoine et de l’espace public peut ainsi se référer à ce tableau de bord pour suivre les interventions et les contrôles. Une application mobile a été mise en place pour que les agents puissent faire remonter des informations facilement.
• Le tableau de bord du parc automobile : on y retrouve l’inventaire du parc, la classe énergétique de chaque véhicule et le suivi des consommations de carburants. Une application a été développée dans ce contexte pour permettre aux agents de remonter des informations qui apparaissent directement sur le tableau de bord.
• Le suivi de l’activité de la maison de la nature et de l’arbre (MDNA) : pour permettre de suivre la fréquentation des ateliers mais aussi la distribution des composteurs et des récupérateurs d’eau.
• L’observatoire de la mobilité : cet observatoire réunit de nombreuses données liées aux transports en commun, aux véhicules partagés, aux vélos, aux bornes de recharge, etc. Les agents peuvent également suivre le déploiement du dispositif “Crit’air”, analyser les comptages routiers, ou l’accidentalité sur le territoire.
• Le tableau de bord du stationnement : il permet aux agents de la direction de la mobilité de suivre les chiffres clés de la délégation de service public.

La Direction de l’Information Géographique et de l’Innovation Territoriale de Grand Paris Seine Ouest (GPSO) est l’équipe centrale en charge de la plateforme Opendatasoft. Nous sommes en charge de la publication de nouvelles données et des métadonnées. Pour chaque jeu de données que nous publions, nous nous assurons également qu’il soit filtrable par commune afin que chaque ville puisse le réutiliser à son compte sur son sous-domaine. Enfin, notre rôle est d’accompagner les métiers pour les former et créer des services basés sur les données adaptées à leurs besoins.

Les services sont responsables des données diffusées sur le portail. Elles peuvent provenir de 3 espaces : Le SIG, un répertoire du serveur commun, ou Sharepoint.

Chaque producteur a la charge de la mise à jour de ses données (publiques ou privées) et nous élaborons les tableaux de bord avec eux.

Concernant les villes, elles sont également responsables de leurs données. Les référents sont formés et nous leur transmettons nos process et bonnes pratiques.

Nous organisons également des comités réguliers : les comités open data des acteurs locaux (CODAL). Ces rendez-vous sont l’occasion de réunir les référents data de chaque ville pour échanger sur les expériences de chacun et partager des bonnes pratiques. Enfin, depuis 2 ans nous organisons aussi une Quinzaine annuelle du numérique. A cette occasion, nous présentons les outils numériques à disposition des agents, comme la plateforme Opendatasoft.

Nous avons créé des accès particuliers pour certains partenaires du territoire : nos parties prenantes de l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMO), les membres de l’Agence Locale de l’énergie et du Climat (ALEC), qui œuvre pour accélérer la transition énergétique du territoire de GPSO, ou encore Seine Ouest entreprise et Emploi (SOEE).

L’objectif est toujours le même : mieux collaborer et permettre à tous de créer de la valeur à partir des données du territoire.

Il y a également un réel sujet d’entraide, notamment entre les villes et les territoires. Nous travaillons régulièrement avec le CD92 et nous avons dernièrement collaboré de manière ponctuelle avec la Ville de Paris, ou Est Ensemble. Dans ces situations, nous fournissons des accès provisoires à certains tableaux de bord qui ne contiennent pas de données sensibles. C’est l’occasion d’échanger des bonnes pratiques et de faire évoluer les modes de fonctionnement de chacun.

Mon conseil, et celui que nous appliquons en interne, c’est d’adopter la “politique des petits pas”, ou encore de faire “la preuve par l’exemple”.

C’est exactement ce que nous avons fait pour créer notre observatoire de la mobilité. Nous avons premièrement mis en place un tableau de bord sur les Velib’, puis sur les bornes électriques du territoire, et enfin nous avons développé la partie “stationnement”. Assemblés, tous ces éléments nous ont permis de publier un observatoire global sur la mobilité du territoire.

Au départ, les collaborateurs peuvent être réticents à l’idée de changer leurs habitudes. Mais dès qu’ils constatent les bénéfices qu’en retirent leurs collègues, c’est eux qui nous sollicitent pour que l’on mette en place des usages similaires dans leur service.

La création de notre portail de données nous a permis de créer un référentiel commun sur le territoire. Les informations sont désormais réunies au même endroit, ce qui facilite grandement la transmission entre les services. Très concrètement, cela nous permet d’être plus réactifs et de fournir des réponses plus rapides aux sollicitations.

L’utilisation de tableaux de bord et de data visualisations pour nos rapports récurrents, nos réunions ou présentations représente également un gain de temps considérable. Nous avons adopté une nouvelle manière de fonctionner qui facilite les missions de tous : des documents PDF difficiles à appréhender, nous sommes passés à des tableaux de bord interactifs facilement accessibles.

Nous avons plusieurs projets de tableaux de bord en cours, notamment pour le Plan local d’urbanisme intercommunal (PLUi). Il nous permettra d’identifier facilement le patrimoine à protéger : arbre remarquable, bâtiment d’intérêt, etc. Un autre tableau de bord attendu concerne le programme local de prévention des déchets ménagers et assimilés (PDLPMA) qui nous permettra de réaliser un suivi précis des actions réalisées comme nous l’avons fait pour le plan climat.

Nous souhaitons également proposer aux utilisateurs de participer à la construction de jeux de données. Nous pensons par exemple à la mise en œuvre d’un jeu de données collaboratif concernant les travaux sur le territoire qui peuvent impacter la circulation. Les formulaires pourraient permettre aux villes ou à d’autres partenaires d’enrichir un jeu de données commun. Nous réfléchissons toujours aux usages possibles avant de sélectionner les données à valoriser !