Secteur public : pourquoi créer un portail de données accessible aux agents, élus, administrations et partenaires ?

Les organisations du secteur public sont conscientes de l’importance des données pour leurs activités et ont déjà très largement déployé des portails open data pour favoriser la transparence et l’engagement, mais aussi dans le but de répondre à des exigences réglementaires.

Partager des données en interne permet aux organisations du secteur public d’être plus efficaces et d’atteindre leurs objectifs grâce à une approche « data-centric ». Elles peuvent ainsi réellement démocratiser les données, avec plusieurs bénéfices à la clé :

• Davantage d’efficacité, car les données permettent d’automatiser les processus et de réduire les tâches manuelles ;
• De meilleures décisions, car les agents et élus sont capables de mieux se projeter grâce à un accès à des informations exhaustives ;
• Une collaboration renforcée entre différentes équipes et services, avec à la clé davantage d’innovation ;
• La capacité à s’adapter aux tendances actuelles et futures telles que la numérisation, la décarbonation, la création de villes intelligentes ou la mise en place d’une meilleure communication de l’information publique, grâce à un accès à des données pertinentes et exhaustives.

Pour dresser un état des lieux de la démocratisation des données et comprendre les niveaux de maturité des organisations françaises en la matière, nous avons mandaté le cabinet d’étude Odoxa pour interroger 540 décideurs data d’organisations publiques et privées de 50 salariés et plus. Si 85 % des décideurs d’organisations publiques affirment que l’utilisation des données est un axe de développement important dans leur organisation, seulement 35 % déclarent mettre à disposition de leurs salariés toutes les données nécessaires à l’accomplissement de leurs missions.

Plusieurs aspects peuvent expliquer ces difficultés à réellement établir une approche « data-centric » au sein de l’organisation :

1. Les compétences : la majorité des agents n’a tout simplement pas la formation ou les connaissances pour utiliser les données dans le cadre de ses activités.
2. La culture : les organisations du secteur public sont encadrées par de nombreuses réglementations. Cela peut induire une culture en silo qui n’exploite pas le potentiel du partage de données en interne via le self-service.
3. La technologie : le niveau de l’infrastructure technologique du secteur public peut ne pas être optimisé pour gérer et partager des données dans l’organisation.
4. Qualité et gouvernance des données : il existe un grand nombre de jeux de données collectés dans les organisations du secteur public. Mais en l’absence de gouvernance solide, ces données sont parfois difficiles à localiser, de mauvaise qualité ou incomplètes. Les données ne peuvent donc pas être considérées comme une source fiable d’information.

Le partage de données en self-service bénéficie à la fois aux agents, aux élus et aux partenaires externes :

Agents

• Davantage d’efficacité et de productivité dans leurs activités quotidiennes
• Meilleure communication et collaboration avec les autres services
• Compréhension plus fine des problèmes et objectifs stratégiques de l’organisation, et des besoins des citoyens et autres parties prenantes
• Prise de décisions plus pertinentes

Élus

• Amélioration de la supervision et du suivi des performances sur la base des KPI
• Meilleure capacité à piloter les politiques publiques et à démontrer une progression par rapport aux objectifs
• Capacité à justifier les décisions grâce à un accès à des données exhaustives
• Organisations renforcées par le partage de stratégies et valeurs en interne, ce qui décloisonne les services

Partenaires

• Facilite la création d’écosystèmes qui contribuent aux objectifs publics
• Encourage l’innovation et crée de nouveaux services data-driven
• Favorise la collaboration entre les secteurs public et privé
• Répond aux besoins des administrés, en créant par exemple des applications de mobilité qui tirent à la fois parti de données publiques et privées

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Un accès en self-service aux données associé à une plateforme d’expérience data intuitive permet à tout le monde de créer des visualisations, tableaux de bord et services data pertinents.

Il devient alors possible de :

• Créer des rapports automatiques, qui collectent et partagent automatiquement les données pour que toute les parties prenantes puissent accéder à une source unique de vérité sur les indicateurs clés, dans un format simple à comprendre pour les responsables des autorités locales et gouvernementales.
• Démontrer les performances, du suivi des dépenses au suivi des KPIs prioritaires, par exemple dans le cadre de projets portés par l’administration centrale ou de politiques en faveur de la justice sociale ou la diversité.
• Partager l’avancée d’un projet, par exemple pour surveiller et communiquer à quel endroit de nouveaux équipements tels que la fibre ou des bornes de recharge pour véhicules électriques ont été déployés à la fois au niveau local et national.
• Favoriser le développement de villes intelligentes, en partageant des indicateurs clés avec les autorités locales pour qu’elles puissent encourager les initiatives en ce sens. Par exemple, installer des poubelles connectées qui envoient un message quand elles sont presque pleines pour éviter aux employés de mairie de devoir effectuer un contrôle manuel.
• Surveiller les ressources vitales : à l’aide de capteurs connectés, les municipalités et collectivités territoriales peuvent tout surveiller, de la gestion des déchets à la qualité ou au niveau de l’eau dans les rivières locales. Cela permet de mieux anticiper et d’être alerté en amont en cas de problème tel qu’un risque d’inondation.
• Surveiller les équipements : les tableaux de bord peuvent fournir des informations sur les équipements, tels que les feux de signalisation ou les constructions, permettant aux employés d’intervenir en cas de problème.
• Favoriser la décarbonation, en utilisant les données d’émissions, de qualité de l’air et de trafic pour élaborer des stratégies environnementales efficaces ; ou analyser la consommation d’énergie afin de répondre aux critères de sobriété définis par l’État.

Voici les quatre étapes à suivre pour partager vos données en interne de manière efficace :

Réunissez toutes les données de l’organisation dans un portail de partage de données centralisé, indépendamment de la source ou du format d’origine. Automatisez les connexions à vos sources de données et vos applications métier pour que vos données restent à jour.

Augmentez la valeur de vos données en améliorant leur qualité. Ce processus est largement automatisable, par exemple via des corrections de texte pour standardiser des champs et formater des valeurs telles que les dates. Les données doivent aussi être anonymisées si besoin. Les jeux de données peuvent ensuite être fusionnés et enrichis, soit à l’aide d’autres données internes, soit via des données externes telles que les 29 000 jeux de données publics disponibles sur le Data hub d’Opendatasoft.

Présentez vos données sous la forme de visualisations bien conçues pour que des non-experts puissent facilement les comprendre et les utiliser. Recherchez une plateforme d’expérience data qui offre une large gamme de visualisations, des cartes aux tableaux de bord, et qui permet de les créer sans compétences de développeur. Proposez des expériences data pour tous types d’audiences internes et/ou externes, de l’expert technique au consommateur en passant par le partenaire. Encouragez la réutilisation des données en proposant des API et d’autres options de téléchargement permettant d’intégrer les données avec d’autres solutions technologiques.

Les organisations du secteur public gèrent souvent des données sensibles, et peuvent être amenées à partager des données avec différents groupes ou organismes. Leur stratégie doit donc reposer sur une solide gouvernance et des autorisations qui garantissent que les utilisateurs voient les données correspondant à leurs besoins et droits d’accès. Si les données sont partagées entre différents organismes via un portail interne, vérifiez que les utilisateurs n’ont accès qu’aux jeux de données adéquats afin de garantir un maximum d’efficacité et de sécurité.

Qu’elles soient locales, territoriales ou nationales, les organisations du secteur public doivent répondre à de nombreux défis allant du gain d’efficacité à la décarbonation. Partager les données à la fois en interne et en externe dans le cadre d’une démarche « data-centric » est aujourd’hui essentiel pour répondre aux défis contemporains.